Effektiviser møter
Hvor ofte har du hatt lyst til å gå ut av et møte eller følt at møtet er bortkastet?
Det har kommet et bloginnlegg på kuttisme.no med tittel “Kuttismes 10 møtebud: Hvor mange møter sitter du i hver måned?”. Følgende er skrevet i dette bloginnlegget med referanser til andre sider:
Har du tenkt over hvor mange møter du sitter i hver uke? Undersøkelser viser at 50% av all møtetid er bortkastet? Hvis du i tillegg vet at yrkesaktive personer i gjennomsnitt sitter i 61,8 møter per måned, så vil du forstå at du kan spare store penger på å effektivisere møtene der du jobber.
Har selv vært i mange møter og føler at det stemmer at 50% av møtetid er bortkastet. På en tidligere arbeidsplass hadde vi et veldig stort problem med bortkastede møter og innførte derfor følgende regler for møter:
- Det skal ikke innkalles til møte hvis informasjonen kan bli gitt gjennom andre kommunikasjonsmidler som e-post.
- Det er kun tre grunner for å ha møte – brainstorming, deling av informasjon og innhenting av informasjon.
- Man skal kalle inn det minimale antall personer som trengs for å ha dette møtet. Tenk at man eksempelvis trenger en person for kun en kort del, så er det unødvendig å kalle inn personen for hele møtet, da skal man heller dele opp i flere møter der personen kun blir innkalt til det nødvendige møtet.
- Et møte skal vare i maksimalt 30 minutter. Det blir inneffektivt etter dette. Hvis det er behov for lengre møte enn dette skal man dele det opp i flere separate møter med uavhengige agendaer.
- Det skal ikke innkalles til møter uten en avklart agenda som er delt med alle parter. Hvis man går utenfor agenda kan personer som ønsker dette gå fra møtet umiddelbart uten videre grunn. Dette gjelder også 5 minutters møter.
- Man skal ikke vente på personer som kommer for sent.
- Skriv møtereferatet som sendes til alle parter i møtet. Deltakere skal få mulighet til å komme med innspill i forhold til referatet slik at man er samstemt.
Det var ikke unormalt å sitte 50-70% av dagen i møter. Disse møtene var ofte ustrukturerte og veldig lite produktive. Møter ble nærmest sett på som en negativ ting, men alle viste at de “måtte” gjennomføres. Etter at reglene ble innført så endret møtene og kulturen seg totalt. Møter ble sett på som interessante, effektive og veldig produktive. Personlig så føler jeg at vi fikk mer ut av disse nye 30 minutters møtene enn de fleste 3 timers møtene vi hadde tidligere.
Anbefaler alle selskaper å innføre regler som gjør møtevirksomhet mer effektiv!